Ditulis oleh Mohammad Nurdin Ardianto di/pada Rabu, 6 Desember 2006
Seorang profesional harus memperhatikan tata krama serah-terima kartu nama agar tidak kehilangan mitra potensial.
KARTU nama (business card) adalah sebuah keharusan bagi seorang profesional. Dengan kartu nama, seseorang membuka diri bahwa dirinya siap mengeksplorasi peluang. Karena itu, kartu nama vital untuk memperluas jaringan. ”Kartu nama adalah strategi marketing kita kepada semua orang.
Seorang profesional wajib memiliki kartu nama. Kartu nama hendaknya diberikan kepada siapa pun yang berhasil kita jumpai dan memiliki kepentingan dengan kita,” jelas Indayati Oetomo, International Director, John Robert Powers Indonesia.
Namun, setiap budaya memiliki cara berbeda dalam memberikan dan menerima kartu nama. Profesional harus memahami situasi sehingga niat ramah- tamah dengan memberikan kartu nama tidak menjadi blunderyang membuat orang lain tersinggung. Di Jepang, kita menerima kartu nama pada acara atau pertemuan resmi. Dalam konteks budaya Jepang, memberikan coretan atau tulisan pada kartu nama orang adalah hal yang tabu. Di samping itu, jika berhadapan dengan orang Jepang, seorang profesional jangan pernah memasukkan kartu nama ke dalam saku belakang. Hal itu adalah tindakan yang sangat merendahkan bagi bangsa Jepang. ”Tata krama serah-terima kartu nama memang sangat dipengaruhi oleh kultur. Bagi masyarakat Asia, kartu nama lazim diberikan dan diterima dengan dua tangan,” tutur Indayati.
Cara bertukar kartu nama dengan bangsa Asia berbeda dengan bangsa Barat. Dengan bangsa Barat, Indayati memaparkan, kartu nama tidak mutlak diserahterimakan dengan dua tangan. Dengan orang Barat, kartu nama bisa diberikan dengan satu tangan tapi harus diiringi dengan bahasa tubuh yang baik. Bila kita memberikan kartu nama dengan dua tangan, sebaiknya tulisan yang terdapat pada kartu nama menghadap ke penerima.
Sedangkan, bila kita memberikan kartu nama dengan satu tangan, maka posisi kartu nama bisa menyamping ataupun melintang dengan tulisan menghadap ke penerima. Ekspresi kita ketika menerima kartu nama juga perlu diperhatikan. Sebaiknya ketika menerima kartu nama dari orang lain, kita harus menunjukkan ekspresi suka cita dan ekspresi hangat. Setelah itu, penerima sebaiknya menanggapi dengan membaca dan menanyakan jenis bisnis pemberi kartu nama. Dengan demikian, pemberi kartu nama merasa mendapatkan perhatian.
Seperti dalam budaya Jepang, kartu nama yang diterima sebaiknya tidak segera dimasukkan ke dalam saku atau dompet kartu nama. Penerima kartu nama sebaiknya meletakkan kartu nama di atas meja atau dipegang dalam waktu secukupnya sambil beramah- tamah dengan pemberi kartu nama. ”Setelah kita paham nama serta jenis usaha pemberi kartu nama, baru kartu nama kita masukkan ke dalam tempat kartu,” tutur Indayati. Dengan begitu, orang yang memberi kartu nama kepada kita akan merasa sangat dihargai. Keuntungan bagi kita adalah mendapatkan networkingdan relationship baru. Bagi pria, tempat yang baik untuk menyimpan kartu nama adalah saku kemeja atau dompet. Sedangkan bagi wanita, kartu nama sebaiknya disimpan di dalam dompet atau dompet khusus kartu nama.
Namun, kartu nama tidak boleh disimpan selamanya di dalam dompet. Semakin lama, kartu nama semakin bertambah banyak. Karena itu, dompet pun bisa menggelembung dan tidak sedap dipandang. Untuk menyiasatinya, kartu nama bisa dipindahkan ke album khusus kartu nama. Profesional yang aktif, sebaiknya selalu membawa kartu nama. Jika hari padat dengan pertemuan bisnis, profesional aktif bisa membawa hingga 15 lembar kartu nama. Intinya, jangan sampai kehabisan kartu nama. Setiap profesional harus selalu memantau ketersediaan kartu nama. Namun, ada kalanya seseorang tetap kehabisan, atau lupa membawa kartu nama. Ini adalah mimpi buruk. Tentu sangat tidak enak jika orang memberikan kartu nama kepada kita tapi kita tidak bisa membalas dengan memberikan kartu nama kita. ”Jika kehabisan kartu nama, kita harus meminta maaf dan jujur mengatakan bahwa kita kehabisan kartu nama,” ungkap Indayati.
Jangan sekali-kali mengatakan kita lupa membawa kartu nama karena hal itu bisa mencoreng citra kita sebagai profesional. Jika kehabisan kartu nama, kita hendaknya menyampaikan secara lisan data kontak kepada orang lain. Jika kita harus memberikan informasi kontak yang panjang, kita bisa menuliskannya pada kertas yang rapi, bukan kertas yang dirobek sembarangan. Bagaimana desain kartu nama yang baik? Indayati menjelaskan, desain kartu nama sebaiknya tidak terlalu fancy. Jika desain kartu nama terlalu ramai, penerima sukar membaca informasi yang tertera dalam kartu nama tersebut. Indayati memaparkan, kartu nama sebaiknya lebih menonjolkan company brand. Pada kartu nama, informasi yang sebaiknya tertera adalah logo dan nama perusahaan, nama dan jabatan pemilik kartu nama, serta nomor telepon, faksimile, dan e-mail kantor. Ada baiknya nomor ponsel juga disertakan. Sebagian orang, atau perusahaan, memasang foto pemilik pada kartu nama. Indayati menilai, memasang foto pada kartu nama sah saja.
Namun, dengan tempelan foto, informasi yang paling menonjol pada kartu nama adalah orang yang ada di foto tersebut, bukan company brand. Dimensi kartu nama yang ideal, Indayati menambahkan, adalah persegi panjang berukuran standar 9 x 5,5 cm. Kartu nama berukuran lebih kecil mungkin tidak masalah, kecuali mungkin informasi yang tertera pada kartu nama menjadi lebih sedikit atau lebih padat sehingga sukar dibaca. Namun, kartu nama berukuran lebih besar akan sukar dimasukkan ke dalam dompet dan album penyimpan kartu nama. Karena itu, kecuali pemilik adalah seniman eksentrik, kartu nama sebaiknya dibuat mengikuti standar yang berlaku. Indayati menuturkan, kartu nama sebaiknya dibuat dari kertas yang tidak terlalu banyak memiliki coating. Kartu nama juga sebaiknya memiliki warna latar belakang yang lembut. Lain kartu nama, lain pula dompet penyimpan kartu nama. Ketika kartu nama memiliki standar ketat, dompet penyimpan kartu nama bisa berkembang mengikuti mode. Penyimpan kartu nama bisa dibuat dari bahan kulit atau stainless steel. ”Yang perlu diperhatikan adalah ketebalannya,” tandas Indayati. (Sumber : Koran Sindo)
